ご案内からご入居・契約更新までの流れについて

敷地内のプールサイド

「部屋を見に行って気に入ったら、しばらくの間予約ってできないのでしょうか?」
「入居までにいくらくらいのお金を用意しておけばいいんでしょう?」
「日本に居ながらにして、ハノイのお部屋を検討ってできないですかね」
「ベトナム人のオーナーとのやりとりや契約更新手続きなどは、代行してもらえるのでしょうか?」

日々のお問い合わせでよく受けるご質問です。

ハノイ赴任の辞令が降り、慌ただしく準備を始めるケースが大半です。
しかし、「ハノイでの住まい」という一番基本的で大切な決めごとを、ハノイに行かないと判断できないのが通常です。

「しばらくはホテル住まいをしながら、じっくり探せばいいかな」

こんな環境の方もいれば、

「ハノイ着任と同時に新居に移りたいので、日本で契約はできないものでしょうか?」

無駄な経費をかけられない立場の方々ももちろんたくさんおられますね。
私ども「ハノイリビング」としては、どんなケースのお客様にも、無理なくスムーズに家探しができるよう、サポートさせていただいております。

今回は、上記のような不安をお持ちの皆様に、分かり易く当社のサポート内容をご説明させていただきます。
弊社でご契約いただく方々の大半は、日本やホーチミン、タイといった「ハノイ以外にお住まいの方」なんです。

日本からのお問い合わせから、ハノイのお部屋のご案内、そして契約から入居、1年後の契約更新まで、順にそのフローを解説いたします。

★☆お問い合わせから契約更新までの当社の業務内容と必要なご資金の流れ☆★

  1. お問い合わせ
  2. お部屋のチェック、絞り込み(写真・動画を使いながら)
  3. ハノイへお越しいただき、お部屋の内覧&チェック
  4. お部屋の決定
  5. オーナーとの交渉(当社にて行います)
  6. 契約(保証金のお支払い:【通常お家賃の1ヶ月分】
  7. 家具・電化製品リストのチェック
  8. 前払い家賃のお支払い:【通常お家賃の3ヶ月か6ヶ月分】
  9. 仲介手数料(管理マネジメント費)のお支払い:【通常お家賃の1ヶ月分】
  10. ご入居(鍵のお引き渡し)
  11. ご入居後のQ&Aおよび住んでみて初めて分かる問題全ての対応業務
  12. 契約更新時のオーナーとの交渉(当社にて行います:【更新料1/2ヶ月分】

※上記を踏まえてご準備していただくご資金の目安は、

  • もし前家賃が3ヶ月のアパートであれば、合計で家賃の5ヶ月分
  • もし前家賃が6ヶ月のアパートであれば、合計で家賃の8ヶ月分

となります。

居宅内のリラックススペース

1.お問い合わせ

カウンターキッチン

最初の出会いはホームページを見て、あるいはSKETCHを見て・・・
お問い合わせをいただいてから、私たちの仕事はスタートします。

  • ご希望エリアは?
  • ご予算は?
  • ご入居の予定日は?
  • 希望される部屋数は?
  • 絶対外せない「こだわり」は?
  • レッドインボイスは必要ですか?

等々、基本的な条件を聞かせていただきます。
ベストマッチなお部屋をご紹介するのに、必要な確認事項です。

離れた場所からのお問い合わせにはメールを主に活用し、間違いの無いように打ち合わせを進めていきます。

2.お部屋のチェック、絞り込み

お問い合わせ時にお聞きした条件に見合うお部屋を、写真や動画でご紹介します。

もちろん現在日本に居る方、
あるいはハノイ以外にお住まいの方

近いうちにハノイへ着任される方に、なるべく分かり易く、判断しやすい映像をお送りします。
写真は当社のホームページへアップするか、直接お客様にメール送信して確認していただきます。

また、ご要望が絞れてきたらご希望物件を撮影した動画をYouTubeへアップし、ご覧いただきます。
お客様限定公開ですので、他の方にはアクセスできない仕組みになっています。
例えば、こんな感じでお伝えします。

ご要望の絞り込み作業を、具体的な動画をご覧いただきながら行います。
私どもがお客様にベストマッチなお部屋をご提案するのに非常に重要な作業です。

3.ハノイへお越しいただき、お部屋のご案内

ツインベッドルーム

ある程度のやりとりで物件を絞れた後に、ご出張でハノイに来られる機会をうまく利用してお部屋を見ていただきます。
契約を視野に入れてお越しになられるのであれば、事前にお伝えした「保証金(敷金)」のご用意をお願いしています。

通常、「家賃の1ヶ月分」が通り相場です

ご覧になった瞬間、「これは良い!」と思われたお部屋は、他の人も同様です。
いつでも契約できる状態でお越しいただいていると、遅滞なく良いお部屋を掴むことが可能です。

「ちょっと決めかねるので、しばらく押さえておいてください」

残念ながら、これは難しんです。
日本でも同じだと思いますが、「良いお部屋を押さえる=保証金を払って契約」このスピード勝負となってしまいます。
押さえなければ、他の方に取られてしまう、ただそれだけです。
お部屋を決める為には「たたみかけるような素早いご決断」が、やはり必要になってくるんですね。

今までのお客様とのやりとりで日本に居ながら、ハノイのお部屋を動画サービスを通じてご覧いただいていた経験から、
「良い物件の基準」がある程度頭にイメージできているので、「基準以上」を容易にご理解いただけるようになっているんですね。

お部屋を一度も見ていない方は、「決めごろの基準はココ!」という感覚が無いために、

「他にもっと良い物件があるかも」

に陥ってしまい、結果良い物件を逃してしまいがちです。
ハノイに決めに来る前段階の「擦り合わせ」は、とても大切です。

4.お部屋の決定

シンプルリビング数件内覧をされた後で、ベストなお部屋をご判断していただきます。

譲れない基準は満たしているか、
広さ、賃料、賃料以外に掛かる固定費用の確認、
現況の家具に満足をしていただいたか、
設備面での不安は無いか、

日本で私どもと写真や動画を見ながら、「決めたい部屋」の水準を超えていれば、即決していただけるケースがほとんどです。
私どもに、内覧後一番気にいっていただいたお部屋を告げてください。

そこからすぐにオーナーとの最終確認に入ります。

5.オーナーとの交渉(当社にて行います)

敷地内にある緑豊かな遊歩道最終的に一番気に入っていただいたお部屋のオーナーと、最終的な交渉をして再度条件面の確認を当社で致します。

確認する内容は、主に以下のポイントです。

  • 現況の家具は全てそのままの状態で使用できるのかどうか、
  • 逆に「運び出して欲しいもの」は間違いなく撤去するのか、
  • お客様からの要望の打診

大切な最終確認を行います。
全体的に賃料が上がってしまうような大きな要望は難しいですが、細かいご希望についてはこの場で確認させていただきます。
そして問題なければ、契約という運びです。

6.契約(保証金のお支払い)

おしゃれな食事スペース保証金のお支払い(通常お家賃の1ヶ月分)、そして契約書にサインをしていただき、無事お部屋を完全に確保できたことになります。

ここで、大切なポイントです。

サインしていただく契約書には必ず、

「ご入居日」
「前家賃の支払い日」

を記載しなければなりません。
遅くともご入居日(チェックイン日)迄に前家賃のお支払い(振込ももちろん可能です)をしていただく流れです。

通常一般的には前家賃は「お家賃の3ヶ月分」です
オーナーさんによっては「6ヶ月分」になるケースもあります。
お客様の会社の経理規定を無視する訳にはいきませんので、もし前家賃の支払い額に調整が必要な場合は当社が間に入り交渉いたします。

ご入居日に鍵と引き替えに「前払い家賃」を手渡しするというパターンもありますが、当日大金をご持参されるとなると用心が悪いかと思います。
また、ベトナムの規制で1000ドルを超える家賃のお支払いは「必ず銀行を通す」という取り決めがあります。
ベトナム国内の現地法人からのお支払いでも、ベトナム国外からのお支払いでも、なるべく銀行振込をお願いしております。
しかし、なるべくお客様のお支払い基準に沿った形で進めて行きたいと考えておりますので、ご意見があればお気軽にお問い合わせください。

アパートのオーナー側にとっても、「契約書の入居日(チェックイン日)」と「前家賃の入金日」は大切な「約束日」となります。
左記の「約束日」に合わせて全ての引き渡し準備を進めていきますので、会社の担当部署に事前確認を宜しくお願いします。

7.家具・備品リストのチェック

フィットネススペース無事契約も終わり、あとはお引き渡しまでにオーナーさんとお客様との間で取り交わす、家具・設備リストの確認をいたします。

基本は内覧時に見ていただいた現況のままのお引きわたしです。
家電製品から家具を全てリスト化し、お互い確認をした上でリストにサインをいただきます。

「オーナーさんの所有物の線引き」リストとなります。

契約満了時までに傷をつけたり、破損があったりするとお支払いいただいた保証金から修復するケースもございますので、ご注意ください。

8.前払い家賃のお支払い

メインベッドルームにつながるサニタリースペース契約時に決めました「ご入居予定日(チェックイン日)」までにお振り込みしていただきます。
振込の場合、着金確認は翌日以降となります。
万が一振込手続きがうまくいかず、翌日確認ができないケースも想定できますので、できれば少し早めに振り込んでいただくと、間違いは無いかと思います。

「前家賃振込の着金確認ができて、最終鍵のお引き渡し」

これがルールです。

9.仲介手数料(管理マネジメント費)について

当社はお客様からご入居前に、家賃1ヶ月分の「仲介手数料」をいただいております。
この理由は、「物件紹介だけで契約後のサポートは一切やらない」というご紹介の仕方では、契約後大変不自由を被られるケースが多い為です。

「住んでみて初めてわかる問題」

はどんな新しいサービスアパートでも必ずご経験されます。
言葉も文化も違うベトナム人が管理するアパートですので、そういう「不便不自由さ」をなるべく排除するために全ての窓口業務を当社でさせていただきます。
従って、直接ベトナム人オーナーにベトナム語や英語を使って交渉することなど、全く必要ございません。
チェックアウトし、ご帰任されるまで全力でサポートさせていただきます。

当社が頂きます「仲介手数料」には、ご斡旋料に加えご契約期間中の管理サポート料も含まれたものだとご認識ください。

また、当社はお家賃に不要な上乗せ等は一切致しておりません。
逆にアパート側が当社に提示する家賃額は、実績に即した特別仕切です。
その額をそのままお客様にご提示させていただいております。

その理由は、最低賃金額のアップを含む物価上昇率が顕著な昨今のベトナムですので、なるべく初年度の契約家賃のベース額を下げ、後々行うアパート側との家賃交渉のテーブルを低く抑えた方が絶対有利だと考えるからです。
現にたくさんのお客様に喜んでいただいております。
特に高額なサービスアパートになればなるほど、当社経由での割引率でメリットを感じていただいております。

さらに当社はお客様に責任有る仲介業務をお約束するために、お客様と「サービス契約書」を取り結ばせていただきます。
賃貸契約の相手がベトナムの個人オーナーであったりベトナム法人である不安もあろうかと思います。
日系100%である当社がお客様と「サービス契約書」を取り交わすことにより、賃貸借契約を補完し、ベトナムリスクを軽減し、安心してお過ごしになられるお手伝いをさせていただいております。

お客様から手数料をいただかない代わりに、「なるべく面倒な仲介業務を避ける」業者とは、一線を画した仕事をさせていただいております。

なお、仲介手数料(管理マネジメント費)のお支払い方法については、お客様のご事情に照らし合わせて対応させていただきますので、お気軽にお問い合わせください。

10.ご入居(鍵のお引き渡し)

シックな色合いのリビング家具先にご説明した通りですね。

一度内覧時にハノイ入りされ、それから2度目のハノイ入りが「ご入居日」となる方が非常に多いです。
ですので、入居時に当社とアパート側オーナーの立ち会いで、設備・家具リストのチェックの後サインをしていただく流れになります。

内覧時に見ていただき(もしくは事前にビデオ動画を確認していただき)、その通りの状態かどうかをチェックしていただきます。
内覧時の設備や家具に変更等がある際は、事前にご確認させていただきますので、ご安心ください。

11.ご入居後のQ&Aおよび水道光熱費、管理費の代行支払い

建物内にある「商談スペース」ご入居からが、本当のお付き合いの始まりです。

「ハノイリビングのフルサポートサービス」できめ細かく対応させていただきます。

また、お住まいいただいてから気がつくいろんなこと、疑問点、またより快適に生活する上で知りたい情報など・・・

どんな些細なことでも、お問い合わせいただいて結構です。
皆様がベトナムハノイで快適にお過ごしになれるよう、スタッフ一丸となってサポートさせていただきます。
どうぞお気軽にお問い合わせください。

12.契約更新時のオーナーとの交渉(当社にて行います)

単身者向けのこじんまりとしたお部屋契約期間満了日が近づいてきました。

とても住みやすいので、契約更新をして引き続き今のお部屋をご利用なされるか、
違う部屋に変わることを希望されるか、

いずれにせよ契約期間満了日の1ヶ月前には、必ずオーナーさんに意向を伝えないといけません。

まず、当社よりお客様のご意向を確認させていただきます。

継続を希望されるなら、交渉です。

「サービスアパート」なら、ホテルという「企業」ですから当然ビジネスライクに賃上げを要求してきます。
決められた「予定利益」を家賃に乗せてきますので、当然シビアな賃料アップになりがちです。

昨今のインフレ事情からある程度の賃上げは致し方なしと考えないといけませんが、お客様の「予算」を上回る訳にはいきません。
ローカルアパートの場合は、個人オーナーさんですので、サービスアパートのような「豪華なサービス」を維持する仕入れ費や人件費というものが掛からない分、比較的穏やかな要求に終始するケースが多いです。

ご納得の範囲での家賃交渉の締結を代行させていただきます。
更新手続きが完了すれば、当社として新賃料の1/2ヶ月分の更新料をいただきます。

ただ、当社がお客様から更新料を頂く場合は、

  • 契約期間中の当社の仲介業務にご納得いただいていること
  • 「賃貸くん」のサポートを引き続き受けることにメリットを感じていただけること

つまり、お客様が納得して当社の仲介業務を次年度も選択する場合に限り、1/2ヶ月分の更新料をお支払いいただくというものです。
当社としては、更新料をいただく為に初年度の契約期間中は精一杯サポートをし、ご納得していただかなければならないと言うことです。

また、万が一法外な賃上げを取り下げないオーナーの場合、ご納得の範囲を超える更新を無理に結ぶ必要はありません。
その際は、早めに次のより希望に叶う物件を手配させていただきます。

いずれにしても、お客様より引き続き仲介業務をご依頼いただけた場合、事前準備を万全に整えた上で、更新業務を行いますのでどうかご安心していただければと思います。

上層階から見る敷地内の風景

以上が、お問い合わせからご入居、契約更新に至る「ハノイリビング」の手続きフロー、およびご準備いただくご資金の全てです。

「限られた時間の中で、異国の都市の不動産契約を取り結ばなければならない」というご注文にお答えしなければなりません。
しかも、失敗など絶対に許されませんね。

何人ものベトナム赴任者を生み出している企業様であれば、ノウハウもあり勝手はご理解されているかと思いますが、
そうではない場合、やはり当社のような日系の不動産業者を活用されることをお勧めいたします。

「ニュアンスが伝わらない」

などという悩みは不要です(笑)
同じ日本人として、「お客様に喜んでいただくサービス」を標榜し邁進させていただいております。

ハノイ赴任の辞令が下りた方。
当社として何かお手伝いできることがあるかと思います。

どうぞお気軽にお問い合わせください。
よろしくお願いします。

なお、今回の記事に使いました写真は、ハノイの五ツ星ホテル「CROWNE PLAZA WEST HANOI RESIDENCES」を撮影させていただいた時のものです。
ご参照ください。

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田口 庸生

田口 庸生 の紹介

初めまして、「ハノイリビング」営業担当の田口(たぐち)です。 日本より初めてベトナムのハノイに着任された日本の皆様、 愛するご家族を日本に残し、初めての「海外単身赴任」をこれから経験される皆様、 快適なハノイでの生活を満喫していただくために、皆様の「お住まい探し」から「入居後のサポート」まで一貫した「窓口対応」を請け負います。 「ベストマッチ」を合い言葉に・・・ どうぞお気軽にお問い合わせください。 お待ちしております。
カテゴリー: スタッフレポート   タグ: , ,   この投稿のパーマリンク

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